Сколько хранится диплом в архиве университета

Личное дело студента: документы, требования, сроки хранения

Сколько хранится диплом в архиве университета

Как только абитуриент становится студентом, в стенах альма-матер на него заводят личное дело. Звучит немного угрожающе, не так ли?

На самом деле беспокоиться не о чем. Этот документ никоим образом не нарушает права учащегося, о которых можно почитать на нашем телеграм-канале. 

Давайте изучим, что такое личное дело студента, для чего нужен этот документ, правила его оформления, и сколько личное дело будет храниться в стенах университета/колледжа.

Что собой представляет личное дело студента

Личное дело – это документ, который формируется с момента поступления в вуз. Это папка со всей информацией о студенте. 

Личное дело студента формируется во время приемной комиссии. Если абитуриент зачислен, его личное дело передают в ректорат, где оно и хранится до конца учебы. Каждому личному делу учащегося присваивается порядковый номер.

Какие документы входят в состав личного дела

В ходе учебы в личное дело студента подшивают отметки, а также выписки из приказов о переводе на следующий курс.

В личных делах студентов колледжей и университетов содержатся следующие документы и информация:

  • личная карточка;
  • медицинская справка; 
  • копия паспорта;
  • копии документов о среднем образовании; 
  • номер приказа о зачислении студент;
  • документы об отчислении или восстановлении; 
  • документы об академическом отпуске;
  • характеристики с места прохождения учебной, производственной и преддипломной практики;
  • сведения об изменении семейного положения (вступил в брак или оформил развод);
  • данные о смене фамилии; 
  • фотографии;
  • документ о прохождении флюорографии;
  • копии свидетельства о рождении детей.

В личное дело студента вкладываются документы о его переводе из одного вуза в другой. Кроме того, если студент пришел учиться в вуз по целевому направлению, в папке будет храниться и копия договора с тем, кто оплачивает обучение в вузе.

В папку с личным делом подшивают и те документы, которые дают ему право на предоставление определенных льгот: копии свидетельства о многодетности родителей, инвалидности и пр.

Все документы хранятся в хронологическом порядке, поэтому по содержимому папки будет легко отследить, что и когда происходило в жизни учащегося.

Если внутри папки собралось много документов, составляется опись личного дела студентов.

Пример описи личного дела:

Что происходит с личным делом, когда студент заканчивает обучение

Когда студент закончил обучение, в его личное дело подшивают выписки приказов о допуске к сдаче госов, защите диплома, обходной лист, копия диплома, вкладыш с отметками и характеристику за всё время обучения. Сюда же вкладывают зачетную книжку и студенческий билет.

Если во время учебы студент потерял студенческий билет, он должен написать заявление об утере на имя ректора и приложить копию (или оригинал) объявления из газеты об утере документа. Если была утеряна зачетная книжка, ее придется восстанавливать.

По окончании учебы личное дело помещают в архив.

Личное дело иностранного студента

Кроме стандартного перечня документов, жителям других стран перед началом обучения придется предоставить следующие сведения:

  • заверенные нотариально копии всех страниц документа, удостоверяющего личность иностранного студента (паспорта);
  • копия действующей миграционной карты;
  • копия отрывной части уведомлении о прибытии иностранца (если есть);
  • оригиналы и заверенные нотариально копии документов об образовании, полученные в других странах.

Сколько хранятся личные дела студентов

Срок хранения личных дел студентов в архиве университета/колледжа – 75 лет.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

Личные дела отчисленных на 1-3 курсе студентов хранятся только 15 лет. Если учащийся перед отчислением успел закончить 4 и больше курсов, его личное дело будут хранить столько же, сколько и выпускника – 75 лет.

Как хранится личное дело студента

Любая информация, которая помещается в папку с личным делом, считается строго конфиденциальной и не может быть раскрыта третьим лицам. Поэтому папки хранятся в строго засекреченном месте с ограниченным доступом.

Передавать личные данные можно только в случае, если студент предоставит письменное разрешение.

Если персональные данные студента из личного дела будут незаконно переданы посторонним, виновные подвергаются дисциплинарной, материальной, гражданско-правовой, административной, уголовной ответственности.

Вот так выглядит личное дело студента (образец министерства образования):

Студент должен быть готов к тому, что в эту папку будет попадать любая информация о его официальной деятельности, проступках и взысканиях, успехах и неудачах. Сама по себе эта информация ничего не значит. Но если учащийся попадет в трудную ситуацию и будет просить помощи у руководства вуза, личное дело обязательно изучат, чтобы понять, стоит его поддерживать или нет.

В любом случае помните: если времени на домашнюю работу не хватает, не стоит забрасывать обучение. Ведь рядом есть сервис студенческой помощи, который готов подставить плечо в трудную минуту и перенять часть ваших забот на себя.

Источник: https://Zaochnik.ru/blog/lichnoe-delo-studenta-dokumenty-trebovanija-sroki-hranenija/

Порядок учёта, хранения, выдачи и передачи в архив курсовых работ и выпускных квалификационных работ

Сколько хранится диплом в архиве университета

Частное профессиональное образовательное учреждение

«Череповецкий торгово-экономический колледж»

ПРИНЯТО

на совете руководства

Протокол № 1

от 28 августа 2015 г.

УТВЕРЖДЕНО

Приказом № 000

от 22 сентября 2015 г.

Директор ________________

Порядок учёта, хранения, выдачи и передачи в архив курсовых работ и выпускных квалификационных работ

1.  Общие положения

1.1.  Настоящий Порядок разработан на основании Федерального закона от 01.01.2001 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями), типового перечня документов с указанием сроков хранения, в соответствии с номенклатурой дел Частного профессионального образовательного учреждения «Череповецкий торгово-экономический колледж» (далее – колледж).

1.2.  Настоящий порядок определяет правила учёта, хранения, выдачи и передачу в архив курсовых работ и выпускных квалификационных работ в колледже.

2. Порядок учёта и хранения курсовых работ

2.1.  Руководитель курсовой работы в двухнедельный срок после защиты сдает по ведомости курсовые работы методисту учебного отдела на хранение.

2.2.  Курсовые работы должны быть зарегистрированы в журнале регистрации контрольных и курсовых работ.

2.3.  Курсовые работы хранятся в учебном отделе в недоступном для посторонних лиц месте: в шкафу.

2.4.  По окончании учебного года курсовые работы передаются по акту на хранение в архив колледжа (Приложение 1).

2.5.  Курсовые работы хранятся в архиве колледжа в течение одного года, после чего списываются по акту и уничтожаются в порядке, установленном соответствующим нормативным локальным актом колледжа. Курсовые работы, занявшие призовые места на конкурсе хранятся в течение 5 лет, о чем производится запись на титульном листе работы.

3. Порядок учёта и хранения выпускных квалификационных работ

3.1.  Секретарь государственной экзаменационной комиссии в однодневный срок после защиты сдает выпускные квалификационные (далее – дипломные) работы методисту учебного отдела.

2.1.  Дипломные работы должны быть зарегистрированы в журнале регистрации контрольных, курсовых и дипломных работ.

2.2.  По окончании учебного года дипломные работы передаются по акту на хранение в архив колледжа.

2.3.  Дипломные работы хранятся в архиве колледжа в течение пяти лет, после чего списываются и уничтожаются по акту в порядке, установленном пунктом 4 настоящего Порядка. Дипломные работы, занявшие призовые места на конкурсе и имеющие перспективу их внедрения, хранятся постоянно, о чем производится запись на титульном листе работы.

3. Порядок выдачи курсовых и дипломных работ

3.1.  Курсовые работы выдаются:

–  для использования студентами на основании заявления студента с визой зам. директора по учебно-производственной работе;

–  для использования преподавателями на основании служебной записки преподавателя с визой зам. директора по учебно-производственной работе.

3.2.  Курсовые работы выдаются на сроки, не превышающие один месяц.

3.3.  Дипломные работы выдаются:

–  для использования выпускниками на основании заявления выпускника с визой зам. директора по учебно-производственной работе;

–  для использования преподавателями на основании служебной записки преподавателя с визой зам. директора по учебно-производственной работе.

3.4.  Дипломные работы выдаются на сроки, не превышающие один месяц.

4. Порядок передачи курсовых работ и выпускных квалификационных работ в архив

4.1.  Курсовые и дипломные работы по окончании учебного года подлежат передаче в архив колледжа.

4.2.  Передача курсовых и дипломных работ производится по акту установленного образца.

4.3.  Передачу курсовых и дипломных работ производят зам. директора по учебно-производственной работе и методист учебного отдела на основании соответствующего приказа директора колледжа.

5. Ответственность

5.1.  Ответственность за надлежащее хранение курсовых работ в учебном отделе несет методист.

6. Порядок учёта, хранения, выдачи и передачи в архив письменных работ

6.1.  Порядок учёта, хранения, выдачи и передачи в архив домашних контрольных работ, отчетов по учебной практике, производственной – по профилю специальности и преддипломной практике такой же, как и по курсовым работам настоящего Порядка.

6.2.  Срок хранения домашних контрольных работ, отчетов по учебной практике, производственной – по профилю специальности и преддипломной практике – один год.

7.  Заключительные положения

7.1.  Настоящий Порядок вступает в силу с момента его утверждения и действует до замены новым.

7.2.  Изменения и дополнения настоящего Порядка оформляются приказом директора колледжа.

https://www.youtube.com/watch?v=tCPQA-6nYtw

Приложение 1

УТВЕРЖДАЮ:

Директор ЧПОУ «ЧТЭК»

____________________ ФИО

_____________________ дата

АКТ

от ______________

на передачу курсовых и контрольных работ, отчетов по учебной и производственной практикам, дипломных работ студентов ЧПОУ «ЧТЭК»

Комиссия в составе ФИО и должность, назначенная приказом директора колледжа номер приказа и дата, составили настоящий акт на передачу письменных работ студентов в архив колледжа:

Наименование

Курс, спец.

Количество работ

1. Курсовые работы

1.1.

1.2.

ИТОГО:

2. Домашние контр. работы

2.1.

2.2.

ИТОГО:

3.Учебная практика (отчет)

ИТОГО:

и т. д.

8. Дипломная работа

ИТОГО:

ВСЕГО:

подписи

Источник: https://pandia.ru/text/80/262/60887.php

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.