Документом является

Понятие документа

Документом является

Понятие документа, Документооборот

Слово “документ” в переводе с латинского означает “свидетельство”, “способ доказательства”.

документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. (Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления).

Документы используются в различных областях деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ – это, прежде всего, способ доказательства или свидетельства чего-либо.

Для историков – исторический источник. А специалисты в области управления считают его средством фиксации передачи управленческих решений.

Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее хранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращает к информации во времени.

Важнейшей функцией документа является как раз информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).

Наконец, документ выполняет воспитательнуюфункцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.

Еще есть управленческая функция, которая позволяет организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы; учетная, с помощью которой накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности; историческая, которая является источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывает исторические события, подтверждает и дополняют факты, помогает восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д.

Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебнымдокументом.
Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью.

Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления.

Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

https://www.youtube.com/watch?v=Tzfwfb7D1Wk\u0026list=PLAf0hxhZ64VnBtd58NEEDrMGK0TcA9xJ5

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными;

по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

по содержанию: простые (посвященные одному вопросу)

по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

Подлинник — это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия — повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельственное в установленном порядке соответствующим должностным лицом.

На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана.

Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.

Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

Источник: https://studopedia.ru/7_91291_ponyatie-dokumenta.html

ДОКУМЕНТ

Документом является

Документ

письменный акт, имеющий юридическое значение.

Источник: Теория государства и права. Словарь терминов.

ДОКУМЕНТ

информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу,

Источник: Краткий словарь терминов из области делопроизводства

Документ

материальный объект, на котором с помощью знаков, символов и т.п. элементов естественного или искусственного языка зафиксированы сведения о фактах.

Источник: Словарь наиболее часто встречающихся криминалистических терминов

Документ

свидетельство, доказательство чего-либо. Письменный акт, удостоверяющий какой-либо факт, фиксирующий какие-либо сведения, служащий доказательством, подтверждающий право на что-либо.

Источник: Интеллектуальная собственность от А до Я справочник КубГАУ Краснодар

Документ

материальный объект с зафиксированнойна нем информацией, закрепленной созданным человекомспособом для передачи ее во времени и пространстве. В автоматизированных информационнопоисковых системах любой объект, внесенный в память системы.

Источник: Понятия современного уголовного процесса

Документ

материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. Федеральный закон от 29.12.94 N 77-ФЗ, ст.1

Источник: Словарь юридических понятий (из актов Российского законодательства)

Документ

зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ может быть письменным и вещественным доказательством. Различают подлинные и поддельные документы, официальные и частные, открытые и кодированные, копии и оригиналы, анонимные документы.

Источник: Криминалистика. Схемы и терминология.

ДОКУМЕНТ

лат. documentum — свидетельство) — материальный носитель записи (бумага, кино- и фотопленка, магнитная лента, перфокарта и т. п.) с зафиксированной на нем информацией, предназначенной для ее передачи во времени и пространстве. Д. — деловая бумага, юридически подтверждающая какойлибо факт или право на что-то.

Источник: Военно-юридический энциклопедический словарь

ДОКУМЕНТ

материальный носитель информации, содержащий соответствующие данные, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

В автоматизированных информационно-поисковых системах – любой объект, внесенный в память системы. В наиболее общем случае Д.

– это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Источник: Экономика и право: словарь-справочник

Документ

специально организованная, идентифицируемая, способная к хранению и передаче социально значимая информация. Это определение, с одной стороны, не исключает других (специальных) Д.

, а с другой, позволяет учесть современное правовое значение данного слова, не связывающего Д. исключительно с материальным носителем. Действующие нормативные правовые акты допускают, что Д. являются и интерфейс компьютера, и электронное сообщение, и др.

, удовлетворяющее названому определению. От лат. documentum — свидетельство, доказательство.

Источник: Глоссарий корпоративного права. Юстицинформ 2019. 240 с.

ДОКУМЕНТ

материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. В автоматизированных информационно-поисковых системах – любой объект, внесенный в память системы. По определению ФЗ “О библиотечном деле” от 23 ноября 1994 г.

“материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования”. По содержанию Д. делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, чертежи и т.д.), правовые (постановления, указы, договоры и т.д.), управленческие (приказы, директивы) и пр.

Совокупность Д., посвященных какому-либо вопросу, явлению, лицу, учреждению и т.п., называется документацией.

Источник: Большой юридический словарь

ДОКУМЕНТ

лат. dokumentum все, что может служить свидетельством, уроком, примером), материальный объект, на к—ром с помощью знаков, символов и т.п. элементов естественного или искусственного языка зафиксированы сведения о фактах. Различают Д. рукописные, машинописные, полиграфические, фонодокументы, фото— и кинодокументы и др.

В криминалистике особое значение имеет классификация Д. по юридической природе подлинные и поддельные. Подлинным является Д., изготовленный надлежащим должностным лицом (или др. лицом, от имени к—рого он выполнен), содержание к—рого соответствует действительности.

Надлежаще изготовленный, но содержащий ложные сведения Д. называется подложным (интеллектуальный подлог). Поддельный Д. может полностью имитировать подлинный (полная подделка) либо содержать изменения, внесенные в него в противоправных целях (частичная подделка). Кроме того, Д.

могут быть классифицированы по источнику — официальные и частные; по способу передачи информации открытые и кодированные. Возможны и иные классификации Д. (по признакам дубликатности, условиям формирования и пр.). Реквизиты Д.: 1) совокупность необходимых обозначений Д.

: текст, оттиски печатей и штампов, нумераторов и иных печатающихустройств, номер, знаки, пробитые компостером, фотоснимок владельца документа. Служат объектами судебно—технической экспертизы документов; 2) совокупность данных, индивидуализирующих Д.

: его наименование, номер, дата выдачи, организация и лицо, выдавшее доку мент, фамилия владельца, для денежных документов — сумма и т.п. Используются при описании Д. в протоколе осмотра и в заключении эксперта.

Источник: Криминалистическая энциклопедия

ДОКУМЕНТ

деловая бумага, удостоверяющая какое-либо обстоятельство, подтверждающая право на что-нибудь, один из источников доказательств. Д. создается для хранения и передачи информации, которая имеет определенное смысловое содержание и может быть выражена печатными или рукописными буквами, цифрами, символами, кодами. В зависимости от способа фиксации различаются письменные Д.

, графические изображения (чертежи, рисунки, схемы), фото-, кино-, видеоматериалы; носители закодированной информации (магнитные ленты и диски, перфоленты, перфокарты и др.). Элементами Д. являются реквизиты: наименование, обозначение места и времени составления, организации или лица, от которого исходит Д., лица, которому адресован Д.

; содержание (текст), оттиски печати, штампов, нумераторов, отметки о регистрации, фотоснимок владельца, подписи. Классификация Д. возможна по различным основаниям. В зависимости от назначения различаются Д., удостоверяющие определенные факты (справки, свидетельства, акты ревизии и пр.) или статус лица (паспорт, удостоверение личности, лицензия, устав организации и пр.).

По происхождению различаются официальные (служебные) Д. — исходящие от организаций, должностных лиц, и частные — исходящие от физических лиц. С точки зрения достоверности различаются Д. соответствующие и не соответствующие действительности, а среди последних — содержащие ошибочные данные и подложные (интеллектуальный подлог — изложение в Д.

заведомо ложных сведений и технический подлог — искажение содержания Д. путем подчисток, травления, дописки ложных сведений, наложение или изображение оттисков фальшивых штампов, печатей). ИЛ. Банило Уголовно-процессуальное законодательство рассматривает Д. как особый вид доказательств. Д.

, которые служили орудиями преступления или сохранили на себе следы преступления или были объектами преступных действий, относятся к вещественным доказательствам. Д.

могут быть получены от компетентных должностных л и ц или учреждений по требованию следователя или суда, либо изъяты посредством выемки, обыска, либо предоставлены участниками процесса или любым другим лицом по своей инициативе. Для приобщения к делу Д. включаются в опись бумаг, содержащихся в деле, и соответственно нумеруются. Д. служат объектами документоведческой экспертизы (см. Документоведение). А.Ж. Ларин

Источник: Юридическая энциклопедия

ДОКУМЕНТ

1) согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.

2003 № 186-ФЗ, – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения; 2) согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения», – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать; 3) согласно ГОСТ Р ИСО 9000 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь», – информация и соответствующий носитель; 4) согласно ГОСТ Р ИСО 15489–1-2007 «Системы СИБИД. Управление документами.

Общие требования», – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности; 5) согласно ГОСТ Р ИСО/МЭК ТО 9294–93 «Информационная технология.

Руководство по управлению документированием программного обеспечения», – уникально обозначенный блок информации для использования человеком, такой как отчет, спецификация, руководство или книга; 6) согласно ГОСТ Р 52292–2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией.

Термины и определения», – объект информационного взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды; 7) согласно ГОСТ Р ИСО/МЭК 10031 – 1 «Информационная технология. Текстовые и учрежденческие системы. Модель приложений распределенного учреждения. Часть 1.

Общая модель», – структурированная информация, прямо или косвенно предназначенная для восприятия человеком, которая может передаваться, храниться, разыскиваться и обрабатываться с помощью учрежденческих приложений; 8) согласно ГОСТ Р ИСО/МЭК 15910 «Информационная технология.

Процесс создания документации пользователя программного средства», – целевая информация, предназначенная для конкретной аудитории, размещенная на конкретном носителе (например, в книге, на диске, в краткой справочной карте) в заданном формате; 9) согласно ГОСТ ИСО/МЭК 8613–1 «Информационная технология. Текстовые и учрежденческие системы.

Архитектура учрежденческих документов (ODA) и формат обмена. Часть 1. Введение и общие принципы», – структурированный объем информации, предназначенный для визуального восприятия, которым можно обмениваться как единым целым между пользователями и (или) системами; 10) согласно ГОСТ ИСО 8879–86 «Обработка информации. Текстовые и учрежденческие системы. Стандартный обобщенный язык разметки (SGML)», – совокупность информации, которая обрабатывается как единое целое; 11) согласно ГОСТ Р ИСО 9607–2000 «Бумага для документов. Требования к долговечности и методам испытаний», – бумага с нанесенной на ней информацией.

Источник: Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

Источник: https://determiner.ru/termin/dokument.html

Что относится к первичной документации в бухгалтерии 2020

Документом является

Каждый бухгалтер сталкивался с «первичкой». Но однозначно определить, какие документы относятся к первичной документации, сложно даже профессионалам с многолетним опытом. Разный набор документов для бухгалтерского и налогового учета вносит еще больше неопределенности. Так что такое первичная документация в бухгалтерии и что нужно знать о ней? Разберем в статье.

Пример «первички» в бухучете — любой документ, подтверждающий сделки налогоплательщика. Речь идет о сделках, которые связаны с хоздеятельностью организации и имеют экономический смысл.

Вся первичная документация бухгалтерского учета описана в ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Документы нужно собирать и оформлять в соответствии с этим законом, чтобы подтвердить расходы и доказать ФНС правильность расчета налоговой базы.

Составлять первичный документ нужно в момент осуществления хозоперации, так как документ подтверждают ее совершение. Как правило, это делает поставщик.

Перечень первичной документации в бухгалтерии, сопровождающих сделку, зависит от типа сделки и может отличаться.

  Особо внимательно нужно относиться к документам по сделкам, в которых вы выступаете покупателем, так как это ваши расходы и вы больше поставщика заинтересованы в правильном оформлении документов. Налоговая может не зачесть «первичку» с ошибками.

Хранение первичных документов

Первичку нужно хранить минимум 5 лет. В этот период ФНС может в любой день запросить документы у вас или ваших контрагентов, чтобы провести проверку. Также документы понадобятся в случае судебных споров.

https://www.youtube.com/watch?v=usR0ZbTJuQA\u0026list=PLAf0hxhZ64VnBtd58NEEDrMGK0TcA9xJ5

Раньше для хранения документов требовались стеллажи, папки и много бумаги. Теперь, чтобы освободить место в офисе и сэкономить время и деньги, перенесите архив первички в электронный вид.

Бухгалтерские сервисы помогают систематизировать документы и хранить их сканы в электронном архиве — в таком и искать документы проще. В списке сервиса проще отслеживать нехватку первички, закрытие, оплату и документы по сделкам.

Электронные документы заверяют электронной подписью. 

Если у компании не будет первичного документа, срок обязательного хранения которого еще не истек, она получит штраф от 10 до 30 тыс. рублей. Другая проблема потери документов — невозможность учесть расходы для расчета базы по налогу. В этом случае налоговая доначислит налог, и компании придется доплачивать.

Первичные документы делятся по стадиям бизнеса

Все сделки компании можно разделить на три этапа:

Первый этап — договор об условиях сделки. Его результатом будет договор и счет на оплату.

Второй этап — оплата по сделке. Первичные документы, подтверждающие оплату:

  • Наличные расчеты — кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру, бланк строгой отчетности. Организации редко рассчитываются между собой наличкой, так как суммы расчетов через кассу ограничены суммой 100 тыс. рублей. Обычно наличными деньгами получают авансы или подотчетные деньги сотрудники.
  • Электронные расчеты, включая эквайринг, платежные системы или перечисления с расчетного счета — выписка с банковского счета.

Третий этап — получение продукции. Требуется подтверждение факта получения покупателем товара или услуги, а продавцом — оплаты. Без подтверждающих документов налоговая не позволит учесть потраченные средства в расходах. Получение подтверждается:

  • товарной накладной;
  • товарным чеком;
  • актом выполненных работ или оказанных услуг.

Первичная документация в бухгалтерии список документов 2020

Сделки в разных компаниях существенно отличаются. Несмотря на это, есть перечень первичной документации, которая обязательна в бухгалтерии:

  • Договор.
  • Счет на оплату.
  • Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности.
  • Товарная накладная.
  • Акт выполненных работ или оказанных услуг.
  • Счет-фактура.

Этот список документов по сделкам не исчерпывающий, он может расширяться в зависимости от видов операций и особенностей учета в организации.

Формирование первичной бухгалтерской документации

Правила ведения первичной документации допускают составление ее по самостоятельно разработанным или унифицированным формам (ст. 9 № 402-ФЗ). Но помните, что юридическую силу имеет только документ, содержащий все необходимые реквизиты:

  • Название документ.
  • Дата создания.
  • Наименовании организации или имя предпринимателя составителя.
  • документа или хозоперации.
  • Натуральные и денежные показатели.
  • Данные ответственных лиц.
  • Подписи сторон.

Формы первички, которые использует организация, закрепляются в учетной политике. В процессе работы может возникнуть потребность в обновлении или дополнении форм — это тоже фиксируется в учетной политике.

Рассмотрим первичные документы подробнее.

Договор

При заключении сделки стороны заключают между собой договор, в котором оговаривают все условия и детали будущих хозяйственных операций: сроки отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг, время для оплаты, способ расчетов и т.п.

Дополнительно в договоре фиксируются данные о предмете сделки и цене. Права и обязанности сторон тоже нужно прописать, чтобы в суде было легче урегулировать возможные споры.

Оптимально, если каждая сделка оформлена отдельным договором. Но компании нередко заключают с постоянными контрагентами один общий договор на ряд однотипных сделок сразу. Оформите два экземпляра договора с печатями и подписями сторон на каждом.

Письменная форма договора нужна не всегда. Например, для сделки по купле-продаже подтверждающим заключение документом выступает кассовый или товарный чек.

Счет на оплату

Счет на оплату — это документ, в котором продавец устанавливает цену на свои услуги или товары.

Покупатель соглашается с условиями поставщика в момент совершения оплаты. Законодатель не устанавливает форму счета, поэтому каждая компания составляет его по-своему. В счете прописывают условия сделки, сроки, порядок оплаты и поставки и т.д.

Подпись директора или главбуха на этом документе не обязательны (ст. 9 № 402-ФЗ). Но чтобы со стороны налоговой или контрагентов не возникало вопросов, лучше ими не пренебрегать.

Счет на оплату не дает возможности предъявить требования поставщику — в нем лишь фиксируется цена покупки.

Покупатель же сохраняет за собой право требовать возврата денег в случае нарушения условий договора или незаконного обогащения поставщика.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Первичные документы из этой группы подтверждают факт оплаты полученных покупателем товаров или услуг.

К ним относятся кассовые и товарные чеки, платежные поручения и требования, бланки строгой отчетности. Платежку покупатель получает в банке, когда оформляет оплату безналичным платежом, а платежное требование может выставить поставщик. Товарный или кассовый чек поставщик выдает покупателю, когда тот оплачивает товар наличными деньгами.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки оформляют в двух случаях: при продаже товара физлицами или при продаже физлицам.

Товарные накладные, как правило, используют организации для оформления реализации товаров и их дальнейшего оприходования покупателем. 

Как и договор, товарную накладную составляют в двух экземплярах. Один остается у поставщика, чтобы подтвердить передачу товаров, а второй получает покупатель для подтверждения оприходования.

Данные в накладной и счете-фактуре должны совпадать.

Лицо, которое отпускает товар, проставляет в накладной свою личную подпись и печать компании. А покупатель также заверяет документ подписью и печатью.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

Акт — это первичный документ для двух сторон, который служит подтверждением факта заключения и исполнения сделки, ее стоимости и сроков исполнения.

Его может составить заказчик или исполнитель. У каждой стороны есть свой экземпляр, который служит подтверждением того, что стороны не имеют претензий друг к другу и признали услугу и оплату за нее соответствующей договору.

Счет-фактура

Счет-фактура нужен для принятия НДС к вычету. Обычно они являются сопутствующим документом к товарной накладной или акту. Встречаются и счета-фактуры на авансы.

Счет-фактура содержит:

  • данные продавца и покупателя;
  • информацию о товаре, его стоимости и количестве;
  • подписи ответственных лиц.

Фактуру обязаны выписывать все организации и предприниматели на ОСНО и другие, работающие с НДС.

Источник: https://kontur.ru/bk/spravka/492-pervichnaya_dokumentaciya_vbuxgalterii

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.